Не обрезайте паутину сотрнудникам!

Среднестатистический офисный работник тратит на использование интернета в личных целях около 20% своего рабочего времени. Однако специалисты советуют не спешить с запретами: это может даже повышать производительность.
Если офисный работник не сидит в социальных сетях, не общается в коммуникаторах или не путешествует по страницам Всемирной сети, значит…
в офисе просто нет интернета. Исследования показывают, что личными сетевыми делами в рабочее время занимаются до 90% работающих людей. О том, как такие привычки сказываются на производительности труда, и о том, как выстроить в офисе грамотную политику в их отношении «EJ:Здоровье» рассказывает директор консалтинговой компании «Коучинг Центр», психолог и бизнес-тренер Михаил Дернаковский.

Количество офисных работников, в рабочее время использующих интернет для получения посторонней информации и общения, в Беларуси, как и в большинстве развитых стран, сегодня приближается к 100%.

Согласно данным исследований, даже в тех компаниях, где использование интернета в личных целях запрещено, около 30% работников пользуются социальными сетями и занимаются веб-серфингом, несмотря на все запреты. Чаще всего отвлекаются на интернет люди, работа которых стереотипна и однообразна.

Насколько сильно может в таких случаях снижаться производительность труда?

Чаще всего отвлечение внимания кратковременно и серьезных проблем в работе не создает. Постоянное переключение внимания на интернет приводит к увеличению временных затрат на выполнение поставленных задач только в случае, если человек отвлекается надолго. Однако сотрудник действительно может «забывать» о поставленной задаче надолго. Согласно данным исследований, проведенных Индийской ассоциацией торгово-промышленных палат, если сотрудник проводит в социальных сетях час в день, его производительность труда падает на 12,5%. В отдельных «запущенных» случаях люди даже качают фильмы из интернета, а затем просматривают их на работе. Естественно, работа при этом вообще останавливается.

Однако ущерб работе может наноситься не только за счет простого отвлечения внимания сотрудников. Именно вследствие веб-серфинга в офисные компьютеры попадают вирусы и вредоносные программы из интернета, которые могут вывести компьютеры из строя и надолго остановить работу. Кроме того, растет интернет-трафик, на который в некоторых случаях требуются дополнительные затраты предприятия. Актуальными также становятся вопросы информационной безопасности компании.

Почему привычка отвлекаться на интернет в рабочее время настолько распространена?

В человеческой природе заложена потребность в получении новой информации. Особенно она возрастает, если человек занимается однообразным, монотонным процессом, что часто бывает на работе. Потому-то и пользуются такой популярностью у офисных сотрудников новостные порталы или твиттер, который просто рассказывает, что нового происходит у виртуальных друзей.

Удовлетворяя потребность в получении новой информации, человек получает позитивные эмоции.

Не менее важна и потребность в общении, в возможности получить моральную поддержку, пусть и виртуальную. Интернет открывает также возможности «самодемонстрации». Именно благодаря социальным сетям и блогам человек может рассказать о себе всему миру, и таким образом самореализоваться.

Когда человек не может реализовать все эти потребности на работе, то пытается сделать это, отвлекшись от нее.

Однако желание залезть в интернет с посторонними целями может быть и результатом сопротивления менеджменту, реакцией на поставленную перед человеком задачу. Причиной этого может быть неприязнь к заданию (например, моральная) или просто неумение его выполнить, когда человек не знает, с чего начать. Это может быть вызвано также нечеткостью поставленной начальником задачи. А возможно, задача и вовсе адресована не тому человеку, который вследствие своих психологических особенностей и должности просто не сможет ее выполнить. Эти четыре причины вызывают внутреннее сопротивление работе и желание отвлечься на что-то более приятное.

Насколько целесообразен полный запрет на использование интернета в личных целях в офисе? Есть ли способы найти баланс между «информационной свободой» сотрудника и интересами кампании?

В процессе отвлечения внимания сотрудник переключается от стереотипной работы, которая его утомляет. Дело в том, что человек отдыхает, когда выполняет деятельность, не связанную с чувством долга (так называемое автономное поведение). В меру такое отвлечение не только позволяет восстанавливать силы, но и работать более продуктивно. Кроме того, такая модель поведения полезна для здоровья, так как снимает связанный с работой стресс. Таким образом, веб-серфинг, коммуникаторы, твиттер и прочее выполняют в жизни офисных работников роль «переключателей», позволяющих получить кратковременный отдых и таким образом повышающих производительность труда.

Но только когда все это используется в меру. Предприятиям все-таки целесообразно ограничивать «свободное» время сотрудников. Хорошим способом удовлетворить коммуникативные и познавательные потребности сотрудников, не принося вреда работе, является идея переключить их исключительно на внутренние коммуникации, поощрять общение на корпоративном форуме, в корпоративной социальной сети. Если сотрудники много общаются «на посторонние темы» на внутреннем сервере, это повышает эффективность труда, сплачивая коллектив.

Каким образом руководителю лучше всего действовать в случае, если подчиненный проводит в сети слишком много времени? Особенно если такой «напасти» вдруг оказался подвержен ценный сотрудник, увольнение которого было бы большой потерей для компании.

Для начала нужно разобраться, чем вызвано такое «переключение». Если речь идет о сопротивлении менеджменту, то нужно понять, следствием какой из четырех перечисленных выше причин оно явилось, и устранить ее: прояснить поставленную задачу, изменить или переадресовать ее.

Если же речь идет о реализации потребности в общении и информации, можно попробовать ограничить возможность «ухода» сотрудников в интернет надолго. Например, можно на совещании сообщить сотрудникам, что ведется контроль того, какие интернет страницы они посещают, и что за перерасход трафика возможны удержания из заработной платы. Можно внедрить специальное программное обеспечение, ограничивающее доступ к определенным ресурсам. Но лучше всего вести четкий мониторинг: когда и с какими задачами сотрудник справляется. Тогда можно обнаружить и «пробоины», через которые утекает рабочее время. Эффективен коучинг как метод управления с его мотивирующими стратегиями. В некоторых случаях менеджеры, видя, что сотрудники не работают, а общаются или занимаются веб-серфингом, сразу дают им дополнительные задания.

Но если вы хотите изменить поведение сотрудников в этой области, нужно следовать нескольким правилам. Во-первых, реагировать на нарушение нужно сразу, как только вы его заметили, а не через неделю на планерке и не в конце месяца при объяснении отсутствия премии. У нас есть всего секунд 10, чтобы сформировать у человека условный рефлекс, связывающий нарушение с негативными последствиями. Во-вторых, реагировать на нарушение нужно всегда, а не в зависимости от настроения. Если человек надеется, что в транспорте нет кондуктора, он будет пытаться ездить «зайцем». В-третьих, при разъяснительных беседах нужно обращать внимание на поведение, а не личность человека. Можно начать с того, что ваш сотрудник – хороший работник. А затем сказать ему, как вы сожалеете, что он неверно себя ведет, нарушает правила компании. И как вы надеетесь, что он более продуктивно будет расходовать свое рабочее время. В-четвертых, нужно предлагать альтернативы, поощрять выполнение правил. Это могут быть как материальные (премия), так и временные поощрения, например, отгул или возможность в определенный день прийти на работу не к началу рабочего дня. Поощрения также должны происходить незамедлительно и системно.

Какими способами сам человек, заметивший, что его работа страдает от подобных привычек, может с ними бороться?

Хорошим способом здесь является планирование отдыха во внерабочее время, внесение туда, в том числе, и общения в социальных сетях. Планировать можно также и «переключения» в течение рабочего дня. Например, вместо того, чтобы ставить себе полный запрет на общение в коммуникаторе, а потом постоянно «срываться» и мучиться раскаянием, лучше запланировать в определенное время 15 минут, чтобы посмотреть все новости и ответить на все сообщения. Во-вторых, чтобы лучше удерживать внимание на рабочем процессе, нужно заботиться о себе: достаточно спать, нормально питаться, заниматься физическими упражнениями. Очень хорошо заниматься релаксационными техниками, которые позволяют увеличить концентрацию внимания и восстановление сил порой больше, чем продолжительный сон. И главное – нужно научиться получать позитивные эмоции от самого процесса работы, а не из других источников. Это сложно, но возможно.